Organiser une cagnotte pour le départ d'un collègue commence presque toujours par un mail. Et c'est souvent là que ça coince : trop sec, il passe pour une demande d'argent ; trop long, personne ne le lit jusqu'au bout. Voici dix modèles éprouvés, à copier-coller et à adapter en deux minutes, selon le contexte du départ et le ton de votre équipe.

Ce qu'un bon mail de cagnotte doit contenir

Avant les modèles, les cinq éléments qui font la différence entre un mail ignoré et un mail auquel tout le monde répond. Ce sont toujours les mêmes, quel que soit le contexte.

  • Le nom de la personne et la raison du départ — retraite, mutation, démission : le contexte donne immédiatement le ton attendu.
  • Un montant indicatif, jamais imposé — une fourchette (« 5 à 15 € ») lève la gêne sans mettre personne mal à l'aise.
  • Une date limite claire — sans échéance, la moitié des participations arrivent après l'achat du cadeau.
  • Le nom de l'organisateur et la façon de lui remettre l'argent — en main propre, par virement, ou via une cagnotte en ligne.
  • Une phrase de sortie sans pression — préciser que la participation est libre évite les tensions et augmente paradoxalement le taux de réponse.

Gardez le mail sous les dix lignes. Si vous avez besoin de détailler, mettez le détail en fin de message, après la signature : les personnes concernées iront le chercher.

10 modèles de mail prêts à copier

1. Départ à la retraite, ton chaleureux

Objet : Cagnotte pour le départ de Martine

Bonjour à tous,
Martine nous quitte le 28 novembre après dix-huit ans dans le service. On aimerait lui offrir quelque chose qui marque le coup et la remercier comme il se doit. Je lance une cagnotte : chacun donne ce qu'il souhaite, à titre indicatif entre 10 et 20 €. Vous pouvez me remettre votre participation jusqu'au vendredi 21. Merci d'avance, et n'hésitez pas à me dire si vous avez une idée de cadeau !

2. Mutation ou changement de service

Objet : Petit mot pour le départ de Karim vers l'agence de Lyon

Bonjour,
Karim rejoint l'agence de Lyon début décembre. Ce n'est pas un adieu, mais ça mérite quand même un vrai au revoir. Je propose qu'on lui offre un cadeau commun : je récolte les participations jusqu'à mercredi, entre 5 et 15 € selon vos envies. Merci !

3. Démission et nouveau job

Objet : Cagnotte départ de Léa

Bonjour à tous,
Léa a décroché un poste ailleurs et nous quitte le 15. On se cotise pour lui offrir un cadeau de départ et lui souhaiter bonne route. Participation libre, à me déposer avant jeudi. Je m'occupe de l'achat et on lui remettra le tout au pot de vendredi.

4. Départ en congé maternité

Objet : On gâte Sophie avant son départ

Bonjour,
Sophie part en congé maternité à la fin du mois. On aimerait lui offrir un petit quelque chose pour elle et pour le bébé. Je lance une cagnotte, participation libre, autour de 10 €. Si vous avez des idées, elles sont les bienvenues : nos idées de cadeaux de naissance donnent déjà quelques pistes.

5. Fin de CDD ou d'alternance

Objet : Cadeau de départ pour Thomas

Bonjour,
Thomas termine son alternance vendredi. Il a travaillé avec presque tout le monde ici cette année, ça vaut bien un cadeau collectif. Je récolte jusqu'à jeudi midi, montant libre : même 5 €, l'idée c'est surtout d'être nombreux.

6. Message court pour Slack ou Teams

Hello à tous ! Je lance une cagnotte pour le départ de Nadia (dernier jour le 12). Participation libre, en gros 5 à 15 €. Dites-le moi en message privé et je vous envoie le lien. On lui remet le cadeau jeudi au pot !

7. Relance discrète

Objet : Rappel, cagnotte Martine (clôture vendredi)

Bonjour,
Petit rappel : la cagnotte pour le départ de Martine se clôture vendredi midi, pour que j'aie le temps d'acheter le cadeau. Si vous avez déjà participé, merci beaucoup ! Sinon, il est encore temps, et si vous préférez ne pas participer, aucun souci, ça reste totalement libre.

8. Mail de clôture et de remerciement

Objet : Merci ! On a le cadeau

Bonjour à tous,
Merci à tous ceux qui ont participé : nous avons réuni de quoi offrir à Martine un beau coffret week-end et un album photo signé par l'équipe. Remise du cadeau vendredi à 17 h en salle de pause. Venez nombreux !

9. Cagnotte pour un manager ou un dirigeant

Objet : Départ de M. Berger, cadeau de l'équipe

Bonjour à toutes et tous,
M. Berger quitte la direction du site fin janvier. L'équipe souhaite lui offrir un cadeau commun pour marquer ces années de collaboration. La participation est bien entendu libre et confidentielle : remettez-la moi sous enveloppe ou par virement avant le 20. Merci à chacun.

10. Départ d'un collègue que tout le monde ne connaît pas

Objet : Cagnotte départ de Julien (service comptabilité)

Bonjour,
Julien, du service comptabilité, nous quitte à la fin du mois après six ans. Ceux qui ont travaillé avec lui savent à quel point il a dépanné tout le monde. Je lance une cagnotte pour lui offrir un cadeau de départ : participation libre, sans obligation, à me remettre avant vendredi.

Les erreurs qui font capoter une cagnotte

  • Imposer un montant fixe — c'est le meilleur moyen de braquer une partie de l'équipe, surtout dans un service où les salaires sont très différents.
  • Envoyer le mail trois jours avant — comptez une semaine au minimum, deux si l'équipe est grande ou répartie sur plusieurs sites.
  • Oublier de dire qui organise — sans interlocuteur identifié, les gens ne savent pas à qui donner et laissent traîner.
  • Mettre la personne concernée en copie — cela arrive plus souvent qu'on ne le croit ; vérifiez la liste de diffusion deux fois.
  • Ne pas dire ce qui a été acheté — le mail de clôture est celui qui donne envie de participer la fois suivante.

Organiser la collecte sans y passer ses soirées

Le mail est la partie facile. Le vrai casse-tête vient après : relancer, noter qui a donné quoi, éviter que deux personnes achètent le même cadeau. Notre liste de cadeaux partagée règle ce point précis : vous créez une liste en trente secondes, vous partagez le lien dans le mail, et chacun peut ajouter une idée ou cocher « c'est moi qui l'achète ». Aucun compte à créer, ni pour vous ni pour vos collègues.

Côté cadeau, si vous manquez d'inspiration, notre page cagnotte entre collègues rassemble des idées adaptées au budget collectif, et notre guide sur le cadeau de départ d'un collègue détaille comment choisir selon l'ancienneté et la relation. Pour un départ à la retraite en particulier, voyez nos idées de cadeaux de départ à la retraite.

Questions fréquentes

Quel montant indiquer dans le mail de cagnotte ?

Donnez une fourchette plutôt qu'un chiffre : « 5 à 15 € » pour un départ ordinaire, « 10 à 20 € » pour une retraite ou un départ après de longues années. Précisez toujours que le montant est indicatif et la participation libre.

Faut-il envoyer le mail à tout le service ou seulement aux proches ?

Élargissez : envoyez à l'ensemble du service en précisant que la participation est libre. Restreindre la liste crée immanquablement des vexations chez ceux qui n'ont pas été sollicités.

Combien de temps avant le départ envoyer le mail ?

Une semaine minimum, deux idéalement. Prévoyez trois jours entre la clôture de la cagnotte et le pot de départ, pour avoir le temps d'acheter et d'emballer le cadeau.

Comment relancer sans mettre la pression ?

Un seul rappel, deux jours avant la clôture, qui redit explicitement que ne pas participer est une option parfaitement acceptable. Le modèle 7 ci-dessus est écrit exactement dans cet esprit.

Peut-on faire une cagnotte pour quelqu'un qu'on connaît peu ?

Oui, et c'est même fréquent dans les grandes structures. Le modèle 10 est fait pour cela : il rappelle qui est la personne et ce qu'elle a apporté, pour que ceux qui l'ont peu croisée comprennent le geste.